دستگاه حضور و غیاب عبارت است از سیستمی که به وسیله ی آن بتوان تردد ورود و خروج پرسنل را کنترل کرد. در کنار این وظیفه ی اصلی که ثبت حضور و غیاب افراد می باشد، هر کدام از مدل های دستگاه حضور و غیاب دارای امکانات مختلفی نیز می باشد. البته هر کدام از این امکانات در نحوه ی حضور غیاب افراد موثر اند و همچنین در قیمت گذاری یک سیستم حضور و غیاب نیز تاثیر گذارند.
برخی از مزایای سیستم حضور و غیاب به شرح زیر می باشد:
- تردد آسان در زمان حضور و غیاب کارمندان
- از بین بردن خطا های ممکن و داشتن داده‌های واقعی زمان تردد
- صرفه جویی در زمان برای محاسبات حضور غیاب
- محاسبات دقیق و مقرون به صرفه بودن آن
در ادامه اگر بخواهیم کمی بیشتر با نحوه ی عملکرد یک دستگاه حضور غیاب آشنا شویم اینطور می توان گفت که سیستم حضور و غیاب تردد های پرسنل را در حافظه خود ذخیره کرده و به یکسری داده تبدیل می‌کند تا بتوان از طریق نرم افزار حضور و غیاب آن را گزارش گرفت.البته نحوه ی تخلیه ی اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب و ارتباط با نرم افزار روش های مختلفی از جمله: پورت شبکه ، حافظه ی فلش و وای فای را دارد. روش وای فای و یو اس بی کار تخلیه اطلاعات را بسیار راحت تر می کند و دلیل آن این است که دیگر نیازی به کابل کشی در این دو روش نمی باشد.
و اما انواع دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور غیاب از لحاظ کلی به سه گروه کارتی، اثر انگشتی و تشخیص چهره تقسیم می شوند:
حضور و غیاب کارتی جزء مبتدی ترین این دستگاه ها می باشد که در آن امکان تقلب وجود داشته و کارمندان در زمان حضور غیاب کارت خود را به یکدیگر داده تا در حد فاصلی که زودتر می رسند تردد ورود آن ها ثبت شوند و تاخیری برای آن ها لحاظ نشود که این موضوع در مجموعه های بزرگ با تعداد کارمند بالا سخت تر قابل پیگیری بود. دستگاه حضور غیاب کارتی در ابتدا با صفحه نمایش های سیاه و سفید وارد بازار شد و فقط از طریق پورت شبکه امکان تخلیه اطلاعات را فراهم می کرد.به طور خلاصه می توان گفت سیستم حضور غیاب کارتی کمک چندانی نتوانست به مدیران بکند و مهمترین معایب آن وجود تقلب در بین پرسنل بود.در واقع در کنار دستگاه کارتی فردی باید مراقب بود تا کارمندان کارت یکدیگر را نزنند.
اما دستگاه حضور غیاب کارتی با این که ضعف هایی داشت در بین شرکت های متوسط به خوبی استقبال شد ولی خب به طور کامل مشکل حضور غیاب را برای مدیران حل نکرده بود تا این که سر و کله ی دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی پیدا شد. در واقع پیشرفتی که در دستگاه حضور غیاب انگشتی بود چنین بود که علاوه براین که امکان تعریف کارت وجود داشت، قابلیت ثبت اثر انگشت پرسنل نیز اضافه شده بود و میزان تقلب را تقریبا به صفر رسانده بود.یعنی کارمندان اثر انگشت خود را توسط مدیر مجموعه روی سیستم حضور و غیاب تعریف کرده و در زمان تردد ورود و خروج و یا مرخصی و ماموریت انگشت خود را روی سنسور دستگاه گذاشته و تردد آن ها ثبت می شود.البته این سیستم هم برای بعضی از مجموعه ها مثل تعویض روغنی یا یک کارگاه چوب که اثر انگشت آن ها کثیف یا زخمی می شد تردد را کی دشوار می کرد ولی نسبت به دستگاه حضور غیاب کارتی طرفداران بیشتری پیدا کرد و امکاناتی هم چون پورت یو اس بی و وای فای نیز به آن اضافه شد و تقریبا اکثر آن ها دارای نمایشگر های رنگی هستند.
راه حلی که شرکت های حضور و غیاب برای مجموعه هایی که نمی توانند از اثرانگشت استفاده کنند تعبیه کرد، استفاده از سیستم بیومتریک تشخیص چهره بود.نحوه ی عملکرد دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره به این شکل است که ابتدا چهره ی افراد روی دستگاه از طریق دوربینی که دارد روی حافظه ی آن ذخیره می شود و بعد از آن پرسنل در هنگام ورود و خروج فقط به لنز دوربین دستگاه نگاه کرده و بدون هیچ تماسی حضور آن ها اعلام می شود.این دستگاه امکان حضور و غیاب برای مدیران را بسیار آسوده کرده و جدید ترین تکنولوژی موجود بازار می باشد.
با یک مثال دیگر به شما خواهیم گفت که با خرید دستگاه حضور غیاب می توانید زمان را برای خود بخرید:
نکته ای که برای همه ی مدل ها لازم است بدانید این است تمامی مدل ها را می توانند به صورت قابلیت های ترکیبی ارائه شوند مثلا مدل تشخیص چهره الزاما فقط تردد از طریق چهره نیست بلکه سازنده می تواند قابلیت ثبت کارت یا حتی اثر انگشت را نیز اضافه کند و همین مسئله در قیمت دستگاه حضور و غیاب بسیار موثر بود.