چند سوالی که در رابطه با خرید دستگاه حضور و غیاب برای ما به وجود می آید را با هم بررسی کنیم:
۱- چرا دستگاه حضور غیاب بخریم؟
۲- چقدر خرید دستگاه حضور و غیاب در صرفه جویی زمان موثر است؟
۳- در زمان خرید چگونه سیستم حضور و غیاب مناسب مجموعه مان را انتخاب کنیم؟
۴- نحوه ارسال و نصب آن چگونه است؟ آیا شامل هزینه می شود؟
گاهی اوقات افراد فکر می کنند که تهیه و خرید دستگاه حضور و غیاب یک هزینه اضافه و بیهوده است چرا که نظرشان این است که می توانند در دفتر یا کاغذ ثبت دستی کنند و این هزینه را به صفر برسانند در حالی که اصلا به این صورت نیست بلکه می توان گفت یکی از راه های ذخیره زمان و سرمایه است.
یک مثال ساده:
در نظر بگیرید هر یک از کارمندان شما روزی ۵ دقیقه دیرتر از زمان مشخص شده به محل کار می رسند و یا برعکس ۵ دقیقه زودتر کار خود را ترک می کنند و شاید برای این ۵ دقیقه ها هرگز هم بازخواست نشوند و با هزار و یک دلیل هم آن را توجیح خواهند کرد و حالا در نظر بگیرید این مورد برای ۳۰ نفر پرسنل اتفاق بیفتد،کسرکار یا تاخیری حدود ۱۸۰-۱۷۰ ساعت در یک ماه را می تواند داشته باشد که شما هم آن را نادیده گرفتید.
پس خرید دستگاه حضور و غیاب هزینه نیست بلکه ذخیره کردن زمان و حتی نوعی پس انداز است.
با یک مثال دیگر به شما خواهیم گفت که با خرید دستگاه حضور غیاب می توانید زمان را برای خود بخرید:
– ترددهای یک ماه کارمندان خودتان را در نظر بگیرید که در دفتر به صورت دستی ثبت کرده اید و سر ماه می خواهید به حساب آن ها بپردازید و حتما هم برای انجام این کار از ماشین حساب می خواهید استفاده کنید، حالا در نظر بگیرید برای کارمندانی مثلا حدود۳۰ نفر چقدر زمان در هر ماه جداگانه باید صرف این کار کنید، پس خرید دستگاه حضور و غیاب در صرفه جویی زمان خیلی می تواند موثر باشد.
– همانطور که در مقالات قبلی گفته شد قبل از خرید دستگاه حضور غیاب باید روش ثبت ورود و خروج خود را انتخاب کنید که از کدام روش می خواهید استفاده کنید (اثرانگشت-چهره-کارت-رمزعبور) که باز همین مورد نیز بستگی به نوع کار شما دارد. مثلا اگر در محیط اداری کار می کنید دستگاهی را می توانید خریداری کنید که روش ثبت تردد آن به وسیله اثر انگشت است و یا اگر مثلا در محیطی فعالیت دارید که گرد و غبار دارد یا کاری انجام می دهید که باعث از بین رفتن یا ضعیف شدن اثر انگشت شما می شود می توانید از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره استفاده کنید. چه بسا دستگاه هایی نیز وجود دارد که قابلیت داشتن هر دو روش را داراست. البته با توجه به نوعی که انتخاب می کنید قیمت ها نیز فرق خواهد داشت.
پس با توجه به توضیحاتی که داده شد در زمان خرید، دستگاهی را انتخاب کنید که مناسب مجموعه شماست.
خرید بی واسطه بودن
شما بعد از آن که که مدل دستگاه حضور غیاب خود را انتخاب کردید در قدم بعدی باید هر خریدی که می خواهید انجام بدهید بی واسطه باشد. چرا که این واسطه ها باعث می شوند تا دستگاه مورد نظر گران تر به دست شما برسد. پس خریدی انجام دهید که تا حد امکان هیچ واسطه ای در میان آن نباشد.
هزینه نصب و راه اندازی حضور و غیاب
شما هر ساعت حضور و غیابی را که می خرید طبیعتا آن دستگاه احتیاج به نصب و راه اندازی اولیه دارد و هم چنین خود شما نیز حتما لازم دارید یک شخص آن دستگاه را برای شما نصب و آموزش های لازم در مورد آن را به شما بدهد و معمولا هم برای انجام شدن این کار باید یک هزینه ای رو بپردازید، هرچند مجموعه هایی هستند که برای جلب رضایت مشتری این کار را به صورت رایگان انجام می دهند. پس بهتراست شما دستگاه یا سیستمی را تهیه کنید که هزینه ای بابت نصب و راه اندازی آن پرداخت نکنید یا آن را به حد اقل برسانید.
قیمت دستگاه حضور غیاب
به هنگام خرید کردن هر سیستم حضور و غیابی اولین موضوعی که به ذهن می رسد قیمت آن است که آیا قیمتش به صرفه است یا خیر؟ یا آیا قیمت آن منصفانه است یا خیر؟
شاید حتی قبل از انتخاب نوع مدل دستگاه حضور و غیاب بحث قیمت نیز مطرح باشد. اگر دو محصول را بخواهید با هم مقایسه کنید، اگر یکی از آن ها گران تر بود نمی توان گفت قیمت آن منصفانه نیست بلکه شما باید این موضوع رو بررسی کنید که آیا امکانات و کیفیتی که این دو دارند با هم یکی هستند؟
اگر دو محصولی را پیدا کردید که از نظر امکانات و کارایی و… با هم یکی بودند و قیمت ها با هم متفاوت بود در این جا می توان گفت قیمت منصفانه است یا خیر.
– به طور خلاصه در زمان خرید دستگاه حضور غیاب قیمت منصفانه در میان مشتریان و مردم بسیار حائز اهمیت می باشد. پس برابر نبودن قیمت دستگاه حضور و غیاب ممکن است این نتیجه را داشته باشد که قیمت نسبت به امکانات برابر غیر منصفانه است.
اصالت گارانتی معتبر
شما تقریبا هر دستگاهی را که خرید می کنید واژه ی گارانتی را با خود یدک می کشد ولی خب همه ی دستگاه ها هم این عنوان را دارا نیستند یا اگر هم داشته باشند معتبر نیستند و به عبارتی دیگر اصالت ندارند.پس حتما به هنگام خرید دستگاه حضور غیاب این رو به خاطر داشته باشید که هر محصول دارای گارانتی معتبر و اصالت باشد تا بتوانید در زمان وقوع مشکلی از گارانتی معتبر آن استفاده کنید.
پشتیبانی نرم افزاری قوی
بعضی از شرکت های حضور و غیاب هستند که به هنگام خرید، یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان نیز روی آن محصول وجود دارد که جدا از بحث رایگان بودن یا نبودن آن نرم افزار، که طبیعتا رایگان باشد به صرفه تر است، بحث پشتیبانی شرکت ارائه دهنده بسیار مطرح است. چون حضور و غیاب نرم افزاری تخصصی دارد شما بعد از خرید معمولا به هنگام کار با دستگاه و نرم افزار به سوالات یا مشکلاتی بر می خورید که برای شما حل نشده است. درنتیجه باید سیستمی را انتخاب کنید که دارای پشتیبانی باشد و یا بهتر است بگوییم سیستم حضور و غیابی را انتخاب کنید که دارای پشتیبانی قوی و پاسخگو باشد که در مدت زمان کم مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری شما را بر طرف کند.
